Umowy gospodarcze - kiedy potrzebny jest notariusz?

W umowach gospodarczych notariusz jest potrzebny wtedy, gdy prawo wymaga formy aktu notarialnego albo podpisu notarialnie poświadczonego. Najczęściej dotyczy to przenoszenia własności nieruchomości, niektórych umów spółek, zmian danych ujawnianych w rejestrach oraz pełnomocnictw do czynności o podwyższonej wadze prawnej. Poniżej znajdziesz precyzyjne wskazówki, kiedy udział notariusza jest obowiązkowy, kiedy bywa praktycznie uzasadniony i jak przygotować się do wizyty.

Kiedy umowa gospodarcza wymaga aktu notarialnego

Akt notarialny to zastrzeżona przepisami forma czynności prawnej. Brak tej formy powoduje nieważność umowy. W praktyce gospodarczej najczęściej chodzi o:

• Sprzedaż, darowiznę lub inne przeniesienie własności nieruchomości (grunt, lokal, użytkowanie wieczyste) – umowa musi mieć formę aktu notarialnego, niezależnie od tego, czy stroną jest przedsiębiorca, czy osoba fizyczna.
• Ustanowienie ograniczonych praw rzeczowych na nieruchomości (np. służebności, użytkowanie) – co do zasady w formie aktu notarialnego.
• Umowa spółki komandytowej i komandytowo‑akcyjnej – sporządzane w formie aktu notarialnego.
• Niektóre czynności spółek kapitałowych (spółka z o.o., S.A.) – np. podwyższenie kapitału zakładowego, zmiany umowy/statutu wymagające aktu notarialnego zgodnie z Kodeksem spółek handlowych.
• Umowa zbycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części – wymaga formy z podpisami notarialnie poświadczonymi, a jeśli obejmuje nieruchomości, konieczny jest akt notarialny w odpowiednim zakresie.

Wymogi te wynikają wprost z przepisów, w szczególności Kodeksu cywilnego i Kodeksu spółek handlowych. Notariusz czuwa nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność może wywołać skutki prawne.

Podpis notarialnie poświadczony – kiedy wystarczy

Jeżeli ustawa nie wymaga aktu notarialnego, ale nakazuje notarialne poświadczenie podpisu, strony podpisują przygotowany dokument, a notariusz poświadcza autentyczność podpisów. Ten wymóg pojawia się m.in. przy:

• Umowie zbycia udziałów w spółce z o.o. – podpisy zbywcy i nabywcy muszą być poświadczone notarialnie.
• Pełnomocnictwie do czynności wymagającej formy szczególnej – pełnomocnictwo powinno mieć co najmniej taką formę jak czynność, której dotyczy (np. podpis poświadczony do zbycia udziałów).
• Niektórych oświadczeniach składanych do KRS – np. wzory podpisów członków organów w określonych sytuacjach (obecnie często zastępowane podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub podpisem w systemie S24, jeśli procedura na to pozwala).

Poświadczenie podpisu nie zmienia treści dokumentu. Potwierdza, że wskazana osoba złożyła podpis, co ułatwia następnie ujawnienie zmian w rejestrach lub dochodzenie praw.

Umowy gospodarcze a nieruchomości i zabezpieczenia

W obrocie gospodarczym umowy często łączą się z zabezpieczeniami lub prawami na nieruchomościach. Warto pamiętać o formie:

1) Najem okazjonalny i najem instytucjonalny – oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji składane jest w formie aktu notarialnego, co umożliwia skuteczniejszą egzekucję obowiązków po zakończeniu umowy.

2) Hipoteka – ustanawiana na podstawie oświadczenia właściciela złożonego w formie aktu notarialnego, chyba że przepisy przewidują inną dopuszczalną formę. W praktyce bankowej stosuje się typowe wzorce czynności notarialnych.

3) Służebności przesyłu i umowy deweloperskie – służebność przesyłu co do zasady w formie aktu notarialnego; umowy deweloperskie również wymagają aktu notarialnego oraz wpisu roszczenia do księgi wieczystej.

Spółki i zmiany korporacyjne – kiedy do notariusza

W spółkach handlowych forma czynności zależy od ich rodzaju i zakresu zmian.

Spółka z o.o.

– Zawiązanie spółki tradycyjnie następuje w formie aktu notarialnego (alternatywnie system S24 dla standardowych wzorców).
– Zmiany umowy spółki zwykle wymagają aktu notarialnego.
– Zbycie udziałów – podpisy poświadczone notarialnie.
– Podwyższenie kapitału zakładowego – często akt notarialny, zależnie od treści umowy spółki.

Spółka akcyjna

– Statut przy akcie notarialnym.
– Zmiany statutu – akt notarialny.
– Czynności korporacyjne wpływające na kapitał lub prawa akcjonariuszy – zgodnie z KSH, z reguły w formie aktu notarialnego.

Spółki osobowe

– Spółka jawna i partnerska co do zasady w zwykłej formie pisemnej, chyba że wnoszony jest aport wymagający formy szczególnej (np. nieruchomość).
– Spółka komandytowa i komandytowo‑akcyjna – umowa/statut w formie aktu notarialnego.

Pełnomocnictwa w obrocie gospodarczym

Pełnomocnictwo powinno odpowiadać formie czynności, do której jest udzielane. Oznacza to, że:

– Do zbycia nieruchomości wymagane jest pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego.
– Do zbycia udziałów w spółce z o.o. – pełnomocnictwo z poświadczeniem podpisu.
– Do czynności zwykłego zarządu wystarczy forma pisemna, o ile przepisy szczególne nie przewidują inaczej.

Prawidłowo sporządzone pełnomocnictwo zapobiega odrzuceniu wniosku w sądzie rejestrowym lub w księgach wieczystych.

Praktyczne przykłady i najczęstsze błędy

Przykład 1: Przedsiębiorca kupuje lokal użytkowy. Umowa sprzedaży musi mieć formę aktu notarialnego, a następnie podlega ujawnieniu w księdze wieczystej. Aneks negocjacyjny w zwykłej formie nie wystarczy – konieczna jest zmiana aktu.

Przykład 2: Wspólnik sprzedaje udziały w spółce z o.o. Strony przygotowują umowę, a notariusz poświadcza podpisy. Pełnomocnik nabywcy legitymuje się pełnomocnictwem z podpisem poświadczonym – forma jest zachowana.

Przykład 3: Spółka podwyższa kapitał zakładowy zmieniając umowę spółki. Zgromadzenie wspólników podejmuje uchwałę u notariusza, sporządzany jest protokół w formie aktu notarialnego.

Najczęstsze błędy: stosowanie zwykłej formy pisemnej tam, gdzie wymagana jest forma szczególna; brak właściwych pełnomocnictw; nieuwzględnienie wpływu aportów na formę czynności; pominięcie obowiązków ujawnieniowych w KRS i księgach wieczystych.

Jak przygotować się do czynności notarialnej

Dobre przygotowanie przyspiesza przebieg czynności i ogranicza ryzyko błędów. W praktyce potrzebne są:

– Dane identyfikacyjne stron: dokumenty tożsamości, numery PESEL/NIP, odpisy KRS lub CEIDG, dane reprezentacji.
– Dokumenty dotyczące przedmiotu: odpis z księgi wieczystej, wypisy z rejestrów, umowy źródłowe, uchwały organów.
– Podstawy opodatkowania: informacje o podatkach (PCC, VAT), ewentualne zwolnienia ustawowe, potwierdzenia opłat sądowych.
– Projekt treści lub kluczowe postanowienia, aby notariusz mógł je ująć w akcie zgodnie z przepisami.

Zakres dokumentów bywa zróżnicowany w zależności od czynności. Notariusz weryfikuje dokumenty, tożsamość oraz umocowanie osób występujących w imieniu podmiotów.

Forma elektroniczna a notariusz

Wybrane czynności korporacyjne można przeprowadzić w systemach teleinformatycznych (np. S24, eKRS) z użyciem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Nie zastępuje to jednak aktu notarialnego tam, gdzie ustawa go wymaga. Jeżeli przepisy przewidują obligatoryjny akt, forma elektroniczna bez udziału notariusza nie będzie skuteczna.

Koszty, podatki i opłaty – informacje ogólne

Przy czynnościach notarialnych występują trzy rodzaje obciążeń: taksa notarialna (maksymalne stawki określa rozporządzenie), podatki (np. PCC lub VAT, zależnie od transakcji) oraz opłaty sądowe związane z wnioskami do rejestrów. Wysokość zależy od rodzaju czynności i wartości przedmiotu. Notariusz, działając jako płatnik, pobiera należne podatki i opłaty, jeśli ustawa tak stanowi.

Gdzie znaleźć neutralne informacje i kontakt do kancelarii

Szczegółowe przepisy i wzory wymogów formalnych udostępniają serwisy rządowe i akty prawne. Informacyjny opis zakresu czynności notarialnych, takich jak sporządzanie aktów notarialnych, pełnomocnictwo notarialne, umowy spółek czy poświadczenia notarialne, znajduje się także na stronie kancelarii notarialnej w Gdańsku: kancelaria notarialna – Gdańsk. Materiały mają charakter informacyjny i nie zastępują indywidualnej analizy przepisów.

Podsumowanie: kiedy potrzebny jest notariusz przy umowach gospodarczych

Udział notariusza jest konieczny, gdy przepisy wymagają aktu notarialnego (nieruchomości, wybrane umowy spółek, protokoły i zmiany statutów) albo poświadczenia podpisu (zbycie udziałów, pełnomocnictwa do czynności szczególnych). W pozostałych sytuacjach warto zweryfikować formę ze względu na skutki rejestrowe i podatkowe. Prawidłowo dobrana forma zapobiega nieważności umowy i ułatwia późniejsze wpisy w rejestrach.